Los archivos adjuntos en SAP constituyen un capital de información y conocimiento muchas veces ignorado. Lo habitual es que las empresas tengan documentación muy relevante relacionada con sus procesos en distintas plataformas. Entre ellas en SAP. Hoy, vemos compañías donde conviven documentos en Microsoft Sharepoint, Azure, Google Cloud, Open Text, SAP. Se generaron durante el tiempo “silos” de documentación.

Nuestra propuesta es consolidar todo el capital documental en una sola plataforma, con distintos objetivos:

1) Que distintos conjuntos de usuarios accedan fácilmente a la documentación, con las reglas de confidencialidad vigentes en la organización

2) Optimizar el presupuesto de infraestructura, optando por la mejor alternativa de almacenamiento y soporte

3) Empezar a pensar en la explotación del conocimiento contenido en la documentación de manera ya natural desde el punto de vista de la inteligencia artificial. Los attachments que históricamente podrían haber sido vistos como respaldo de procesos solamente relevantes a las auditorías, hoy pueden aportar conocimiento vivo y factor de optimización de los procesos vigentes en cada organización.

¡Cómo logramos lo primero?

Con una solución certificada por SAP, que se implementa como un add-on ABAP y que no requiere infraestructura adicional. Se llama YAC (Your Archivelink Connector), podemos mover todos los attachments vinculados a SAP hacia un repositorio con tecnología más conveniente (por costo, por simplicidad, por contrato corporativo), lo que tiene dos efectos inmendiatos:

a) Baja notablemente el espacio de la base de datos de SAP dedicado a almacenar dichos archivos (el típico caso de la tabla SOFFCONT1).

b) Habilita el acceso a la documentación en la nueva plataforma (carpetas de Microsoft Sharepoint, containers de Azure, etc) de manera casi inmediata

c) Desde la utilización de SAP, nada cambia: los usuarios siguen pudiendo acceder a los documentos adjuntos tal como vienen acostumbrados a hacerlo. Ellos, no notan la diferencia

Tenemos un caso muy interesante recientemente implementado en el Cono Sur como para dar un ejemplo concreto:

Se trata de una empresa de salud que tiene SAP ERP con alrededor de 20 millones de archivos adjuntos, de los cuales, el 90% son de tipo Archivelink en una plataforma documental que probó ser ineficiente para las profusa y exigente dinámica de la empresa.

Frente a una renovación de arquitectura, se decidió que la plataforma de elección es Microsoft Azure, por lo que los millones de archivos deberían moverse a distintos containers de Azure Blob.

La instalación y configuración de esta migración con YAC lleva unas pocas horas.

Luego viene un proceso de migración paulatino que se puede ir resolviendo armónicamente en el día a día sin interrumpir ni entorpecer el exigente flujo de los procesos documentales de esta compañía.

Fin de la historia: Se optimizaron los procesos documentales, aprovechando la potencia de plataforma Microsoft Azure, se unificó en una sola plataforma el almacenamiento de todos los tipos de attachmets: archivelink y Kpro. Se abrió la puerta a desarrollos documentales sofisticados en la plataforma de Microsoft Azure. En SAP, todos los attachments son creados y accedidos como siempre.